Nên mua máy photocopy màu hay máy in

Máy in, máy photocopy là những thiết bị không thể thiếu đối với công việc văn phòng và kinh doanh. Mua máy photocopy màu hay máy in là tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và hoàn cảnh cụ thể. Dưới đây là một số thông tin giúp bạn cân nhắc và quyết định:

Những hiểu biết cơ bản về máy photocopy và máy in

1. Máy in

Máy in có thể hiểu đơn giản là một thiết bị có khả năng thể hiện được một nội dung đã được thiết kế hoặc soạn thảo sẵn (dạng file) lên giấy. Máy in công nghiệp có thể in trên các chất liệu khác (vải, nhựa, cao su…).

Những nội dung được in ra được gọi là những bản sao, bản in ấn của tài liệu hay hình ảnh thông qua kỹ thuật hoặc phương pháp in được tích hợp trong máy in. Máy có thể tạo nên những bản sao có màu hoặc đen trắng tùy vào nhu cầu in ấn, tùy vào chế độ mà người dùng lựa chọn.

Các loại máy in được sử dụng phổ biến hiện nay gồm máy in laser, máy in kim và máy in phun, trong đó phổ biến nhất là máy in laser. Sản phẩm rất đa dạng về dòng máy, kiểu dáng phong phú và áp dụng nhiều công nghệ in khác nhau.

Máy in cần được kết nối với máy tính/mạng máy tính hoặc bằng một kiểu kết nối không dây như bluetooth hay wifi để nhận dữ liệu và lệnh in.

Các dòng máy in ngày nay được tích hợp thêm khe cắm thẻ nhớ và cổng kết nối giúp chúng nhận dữ liệu và lệnh in nhanh hơn từ các thiết bị điện tử khác. Chúng có thể in ngay trên thẻ nhớ hay ổ cứng gắn ngoài.

Hiện nay chúng ta còn có máy in đa chức năng. Ngoài chức năng chính là in ấn ra các máy này còn được tích hợp thêm một số chức năng tương tự máy photocopy như scan, copy, fax. Tuy nhiên hiệu suất và chất lượng của những chức năng này còn hạn chế, ngược lại tần suất và chi phí bảo trì máy lại cao.

2. Máy photocopy

Máy photocopy còn được gọi là máy sao chụp quang học, máy sao chụp tự động. Đây là thiết bị sao chép tài liệu và các hình ảnh lên giấy nhanh chóng, tạo ra các bản sao giống với bản chính. Chúng có thể là máy photocopy trắng đen hoặc máy màu.

Máy có thể thực hiện lệnh photo từ hình ảnh chụp được (copy) hoặc file dữ liệu văn bản – hình ảnh bên ngoài mà không cần kết nối với máy tính hay thiết bị điện tử nào khác, chỉ cần thao tác trên bảng điều khiển.

Máy photocopy hiện đại ngày nay được thiết kế với đa dạng kiểu dáng và đặc biệt là được tích hợp thêm nhiều tính năng thông minh khác bên cạnh công dụng sao chép mặc định ban đầu: in ấn, scan, fax,… cùng nhiều phương tiện hỗ trợ và hoàn thiện sản phẩm in ấn: Đảo mặt tự động, dập ghim đục lỗ, … . Chúng là những chiếc máy photocopy đa chức năng.

Như vậy mua máy photocopy màu hay máy in thì bạn đều có thể in ấn, photo văn bản tài liệu được.

Một số so sánh có thể giúp bạn quyết định nên mua máy photocopy màu hay máy in

1. Chức năng

• Máy in thường được sử dụng để in tài liệu và ảnh.

Máy in đa năng hiện nay có thể sao chép, scan và fax. Tùy nhu cầu công việc cụ thể mà bạn chọn dòng máy phù hợp cho mình. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên, hiệu suất và chất lượng của những tính năng tích hợp này có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn.

• Máy photocopy được thiết kế chủ yếu để sao chép.

Tuy nhiên, từ khi chiếc máy photocopy đầu tiên được tích hợp thêm chức năng in thì chúng bắt đầu kiêm thêm nhiệm vụ in ấn và dần dần thay thế máy in (máy photocopy màu đa chức năng). Các máy photocopy màu đa chức năng hiện đại đều có chức năng in, scan, fax và trao đổi – quản lý dữ liệu. Chúng mạnh mẽ hơn, xử lý công việc hiệu quả hơn so với máy in tiêu chuẩn. Hiện nay khả năng in ấn và chất lượng bản in của máy photocopy được đánh giá cao không thua máy in.

2. Khối lượng in và sao chép

• Máy in là thiết bị lý tưởng cho tác vụ của các văn phòng có tần suất từ thấp đến trung bình. Nếu thỉnh thoảng bạn cần in tài liệu thì một chiếc máy in là đủ. Công suất và tốc độ in ấn của chúng vừa phải, các chức năng khác khá hạn chế nên chủ yếu dùng để in ấn tài liệu với số lượng nhỏ.
• Máy photocopy màu: Công suất của máy photocopy thường lớn hơn nhiều so với máy in nên có thể xử lý khối lượng công việc lớn và liên tục được. Nếu bạn thường xuyên in sao tài liệu với số lượng lớn, máy photocopy màu có hiệu quả hơn so với máy in.

Khối lượng in và sao chép nhiều hay ít là cơ sở để bạn chọn mua máy photocopy màu hay máy in.

 3. Chất lượng

• Máy in: Máy in có thể cho ra các sản phẩm có chất lượng tốt, cả văn bản lẫn hình ảnh. Các máy in cao cấp, đặc biệt là máy in ảnh và máy in công nghiệp còn có thể cho ra những bản in chất lượng rất cao.
• Máy photocopy màu: Các dòng máy phổ thông có thể cung cấp cho bạn các văn bản với chất lượng tốt và với hình ảnh thì chất lượng chấp nhận được. Tuy nhiên các máy photocopy màu cao cấp hoàn toàn có thể có thể tạo ra hình ảnh có chất lượng tuyệt vời.

4. Tốc độ

• Máy in: Tốc độ của chúng có thể khác nhau tùy theo kiểu máy, nhưng thường chậm hơn so với máy photocopy khi thực hiện các tác vụ có khối lượng lớn.

Công suất và tốc độ in ấn của máy in vừa phải, các chức năng khá hạn chế nên chủ yếu chúng được dùng để in ấn tài liệu với số lượng nhỏ.

• Máy photocopy màu: Thường nhanh hơn khi sao chép và in ấn với khối lượng lớn, khiến chúng phù hợp với môi trường văn phòng hoặc dịch vụ in ấn – những nơi tốc độ là yếu tố quan trọng.

Tốc độ in ấn và sao chép cũng là căn cứ quan trọng để bạn chọn mua máy photocopy màu hay máy in.

5. Thiết kế và không gian lắp đặt

• Máy in có thiết kế nhỏ gọn. Chúng thường được đặt trên bàn làm việc và chiếm diện tích không đáng kể, ngoại trừ máy in ảnh, máy in công nghiệp chuyên dụng thì có thể choán cả một văn phòng rộng. Nói chung máy in phù hợp với môi trường gia đình hoặc văn phòng nhỏ với không gian hạn chế.
• Máy photocopy màu: Ngược lại, máy photocopy màu có kích thước lớn hơn, nặng nề và chiếm khá nhiều diện tích nên hầu như không thể đặt trên bàn làm việc. Vì lớn hơn và cồng kềnh hơn, chúng cần nhiều không gian hơn. Chúng là thiết bị phù hợp với các văn phòng lớn hoặc không gian làm việc của các dịch vụ in ấn.

6. Chi phí

• Máy in: Giá đầu tư ban đầu thường rẻ hơn nhưng chi phí mực in có thể tăng theo thời gian.
• Máy photocopy màu: Ngược lại, chi phí ban đầu cao hơn nhưng sẽ giảm dần trên mỗi trang in khi sử dụng với số lượng lớn và liên tục.

7. Chế độ bảo trì và độ bền bỉ

• Máy in: Thường ít cần bảo trì hơn nhưng độ bền bỉ sẽ không bằng máy photocopy màu khi được sử dụng nhiều.
• Máy photocopy màu: Được thiết kế để làm việc với công suất cao hơn nên bền bỉ. Nhưng có thể cần phải bảo trì chúng thường xuyên hơn.

8. Mục đích sử dụng

Mục đích sử dụng cũng là yếu tố quyết định việc bạn chọn mua máy photocopy màu hay máy in.

• Với người dùng cá nhân tại nhà: Nếu chủ yếu in tài liệu và ảnh không thường xuyên, một máy in (đặc biệt là máy in đa chức năng) sẽ là lựa chọn hợp lý.
• Với doanh nghiệp nhỏ: Một máy in đa chức chức năng cũng có thể đủ dùng. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sao chép và in ấn thường xuyên với số lượng lớn thì máy in không thể phục vụ được, có mua máy photocopy màu hay máy in thì cũng phải tính đến hiệu quả của công việc lẫn kinh tế.
• Với văn phòng lớn hoặc doanh nghiệp kinh doanh in ấn: Máy photocopy màu là thiết bị phù hợp nhất do tính vượt trội của nó về công suất, tốc độ, độ bền bỉ và tính đa chức năng.

Kết luận

• Bạn nên mua máy in nếu:

– Có nhu cầu in ấn từ thấp đến trung bình.

– Không gian làm việc hạn chế nên cần một thiết bị nhỏ gọn để có thể đặt trên bàn làm việc.

– Đang tìm kiếm một giải pháp tiết kiệm để sử dụng thường xuyên.

• Và nên mua máy photocopy màu nếu:

– Bạn có nhu cầu in ấn, sao chép số lượng lớn và cường độ cao.

– Tốc độ và hiệu quả là yếu tố rất quan trọng đối với công việc của bạn.

– Bạn cần một chiếc máy bền bỉ, mạnh mẽ có khả năng xử lý công việc nặng và liên tục. Lúc này máy photocopy làm việc bền bỉ hơn, thao tác trên máy lại nhanh hơn hẳn so với máy in. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, gia tăng hiệu suất công việc.

• Nếu không thong thả về tài chính nhưng nhu cầu sao chép, in ấn tài liệu nhiều, bạn cũng có thể mua máy photocopy màu hay máy in đã sử dụng với giá thành thấp hơn nhiều so với máy mới.
• Hoặc cũng có thể tìm đến các dịch vụ cho thuê máy photocopy, bạn sẽ không tốn khoản chi phí lớn đầu tư ban đầu nhưng vẫn được sử dụng những chiếc máy photocopy đa chức năng chất lượng nhất hiện nay mà không cần quan tâm đến chuyện bảo trì, bảo dưỡng nó.

Photocopy Linh Dương rất hân hạnh phục vụ mọi nhu cầu thuê máy photocopy, mua máy photocopy màu hay máy in của bạn.

Photocopy Linh Dương

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh, TP.HCM

Chi nhánh: 47 Đông Hưng Thuận 10B, phường Đông Hưng Thuận, quận 12, TP.HCM

Điện thoại bàn: 028 62589736 | 028 62589737 | 028 62589738. Fax:

Hotline: 0983114403 | 0938114403

Người liên hệ: Ms Lan