10 biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả

Tại sao cần có biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả?

• Chi phí văn phòng thường không nhỏ (tiền vật tư: mực và giấy in…, khấu hao máy móc, tiền điện, bảo dưỡng và sửa chữa máy). Lượng tài liệu in ấn càng nhiều thì khoản chi này càng lớn. Nếu không quản lý tài nguyên hợp lý thì thất thoát lớn về kinh tế là không thể chấp nhận được.

Áp dụng các biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả sẽ là cách thức hữu hiệu nhất để chống lại sự thất thoát này.

• Ngoài ra, có biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nghĩa là bạn không phung phí nguồn năng lượng hoạt động của máy móc. Máy được nghỉ ngơi, không làm việc quá công suất nên bền bỉ hơn.
• Cuối cùng, có biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nghĩa là bạn đang chung tay bảo vệ môi trường sống của mình: Không hoang phí tài nguyên rừng – hiện đang ngày càng cạn kiệt.

Một số biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả

1. Khai thác những tính năng hiện đại của máy

• Các dòng máy in, máy photocopy đa năng hiện nay đều tích hợp tính năng ARDF và Duplex. Hãy tận dụng chúng để in và photo trên cả 2 mặt giấy vừa nhanh vừa không bị kẹt giấy. Bạn vừa tiết kiệm chi phí vật tư vừa tối ưu hóa thời gian làm việc.

Chỉ với những tài liệu cần thiết, thể hiện sự trang trọng mới chuyển sang in một mặt.

• Với những tài liệu nội bộ, bản thảo…, bạn có thể sử dụng tính năng phóng to/thu nhỏ để sao chụp hai hay nhiều trang hơn lên một mặt giấy một cách dễ dàng:

In/photo tự động hai mặt giấy và in nhiều trang lên một mặt giấy là một trong những biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nhất vì:

• Vừa giảm chi phí giấy mực vừa tiết kiệm điện năng lẫn thời gian.
• Máy cũng được nghỉ ngơi và bạn có thời gian bảo dưỡng để chắc chắn rằng mỗi khi cần là nó hoạt động suôn sẻ.

2. Định dạng văn bản phù hợp

Một biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nữa là định dạng văn bản hợp lý khi soạn thảo:

• Chọn font chữ: Mỗi loại văn bản sẽ có những kiểu font chữ phù hợp với nó. Hãy tìm hiểu kỹ và chọn đúng font cho văn bản của bạn. Thường trong văn bản văn phòng nên dùng các font rõ ràng, nét đậm.

Cần tránh dùng các font chữ kiểu, có kích thước lớn hoặc nhìn không rõ. Chúng vừa không phù hợp với nội dung tài liệu (thậm chí phản cảm) vừa làm văn bản dài hơn bình thường.

• Chọn font size hợp lý: Font size nhỏ quá thì văn bản khó đọc nhưng lớn quá thì trang in mất thẩm mỹ và tốn giấy tốn mực.
• Nên phối hợp các hiệu ứng sao cho trang in vừa chuẩn, đẹp vừa tiết kiệm giấy mực. Chẳng hạn như tránh in đậm, in xiên quá nhiều dòng không cần thiết, khoảng cách giữa các hàng và các đoạn phải vừa vặn.
• Căn lề cho chuẩn, không nên giãn cách quá nhiều. Nếu dự định in và đóng văn bản thành cuốn thì phải để dành phần gáy (chức năng Mirror margins trong hộp thoại Page Setup).

3. Sử dụng công cụ “Shrink One Page” và “Shrink to Fit”

Trong Word thường gặp tình huống một nội dung không vừa vặn trong một trang giấy mà có 1, 2 dòng bị tách sang trang kế; hoặc trong trang tính Excel có thể có ô chứa nhiều ký tự và không hiển thị được (bạn sẽ thấy ở các ô đó dãy ký tự thay thế: #####) nhưng không thể kéo dài kích thước ô vì sẽ tràn trang. 

Trong những trường hợp này cứu tinh là công cụ “Shrink One Page” của Word và “Shink to Fit” của Excel. Hãy tận dụng chúng để tối ưu hóa số trang cần in, đó là biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả, nên dùng thường xuyên.

4. Sử dụng chức năng in kiểm tra (Proof Copy)

Trong công việc nhiều khi cần phải in/photo tài liệu với số lượng lớn. Và nếu không may trong tài liệu có lỗi nào đó chưa phát hiện ra và bị in hàng loạt thì thật là tai họa. Bạn nên sử dụng tính năng in kiểm tra của máy photocopy.

Thử in một bản để rà soát kỹ trước khi tiến hành in hàng loạt. Bản in thử này sẽ giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa và không gây lãng phí giấy.

5. Sử dụng loại giấy đạt chất lượng và bảo quản chúng đúng cách

Nhiều lỗi của máy phát sinh do giấy. Nếu dùng các loại giấy kém chất lượng, giấy quá mỏng hay ẩm mốc… thì máy in/photo sẽ bị kẹt giấy liên tục hoặc chất lượng bản in kém. Bạn phải in đi in lại nhiều lần và rất tốn giấy!

Biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nhất là sử dụng giấy chính hãng, định lượng giấy nằm trong khoảng cho phép và có chế độ bảo quản chúng hợp lý:

Giấy chưa dùng thì để kín trong hộp, tuyệt đối tránh môi trường có độ ẩm cao.

Tốt nhất nên để dành hẵn một tủ kín hoặc một phòng khô, thoáng làm kho giấy. Trong lần in hay photo đầu tiên của ngày làm việc phải kiểm tra chất lượng của giấy trước. Những tờ giấy cong, nhăn hay ẩm cần loại bỏ. Sắp xếp giấy vào khay giấy đúng cách và ngay ngắn.

6. Tận dụng giấy cũ

Trong văn phòng chúng ta vẫn bắt gặp hình ảnh đồng nghiệp tận dụng giấy cũ đã in một mặt bằng cách in trên mặt trắng còn lại của chúng. Đây là một biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả mà vô cùng đơn giản nhưng trong thực tế không có nhiều người ở văn phòng làm theo.

Lượng giấy tiêu thụ trong văn phòng mỗi ngày rất lớn. Nếu chúng ta không thay đổi hành vi và hình thành thói quen tiết kiệm thì không chỉ làm lãng phí ngân sách mà còn góp phần lạm dụng tài nguyên rừng.

Các tài liệu không quá quan trọng như in nháp, thông báo, bản thảo, … đều có thể tận dụng lại mặt giấy trống.

7. Xử lý kịp thời và triệt để lỗi kẹt giấy

Lỗi kẹt giấy là kẻ thù quen mặt và dai dẵng của cả máy lẫn người dùng. Nó khiến cho việc in/photo không diễn ra suôn sẻ. Giấy kẹt là phải vứt bỏ và in lại. Nếu nó cứ lặp đi lặp lại liên tục thì còn phiền phức và hao phí hơn nữa, bạn phải khắc phục ngay.

Có nhiều nguyên nhân gây nên lỗi kẹt giấy, để xử lý triệt để bạn phải tìm đúng chỗ:

• Có thể do chính thiết bị:

Nếu máy không được bảo trì đầy đủ thì những bộ phận tiếp xúc trực tiếp với giấy như cò tách giấy, lô sấy, trống từ, gạt mực… bị dính bẩn hoặc hao mòn làm quá trình tách và kéo giấy không ổn định, gây kẹt giấy.

• Có thể do lỗi của người dùng:

Đặt giấy vào khay không đúng làm giấy bị lệch và gây kẹt khi được kéo lên cụm trống.

Thiết đặt khổ giấy trong lệnh in chưa đúng (thường hay nhầm giữa A4 và letter) cũng gây kẹt giấy.

Dùng giấy tái sử dụng nhưng không kiểm tra kỹ, quên không gỡ ghim. Lỗi này khá nghiêm trọng vì không chỉ làm kẹt giấy mà ghim bị kéo vào có thể làm hỏng drum, lô sấy.

• Có thể do chất lượng giấy:

Giấy quá mỏng hoặc quá dày đều có thể bị kẹt, và không thể khắc phục được trừ khi dùng số giấy đó vào việc khác. Mỗi đời máy in/photocopy đều khuyến cáo về định lượng giấy cho phép sử dụng, thường nằm trong khoảng 65-90 gsm. Bạn nên sử dụng giấy đúng định lượng cho phép.

Cần chú ý thêm ở mỗi lần giấy kẹt, phải lấy cho hết các mảnh giấy rách dù nhỏ đến đâu, nếu không máy sẽ vẫn báo lỗi.

8. Không in những tài liệu không cần thiết

Bên cạnh việc tận dụng giấy cũ, hạn chế in những tài liệu không cần thiết cũng là điều nên làm. Nên chọn lọc và chỉ in những nội dung thật sự cần thiết với số bản in vừa đủ.

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ số; các văn bản dưới nhiều định dạng khác nhau đều có thể xem trên mọi thiết bị di động. Bạn dễ dàng đăng nhập vào kho dữ liệu của công ty để đọc tài liệu dù đang ở đâu, không nhất thiết phải đến cơ quan hay in chúng ra.

9. Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng

Nếu làm doanh nghiệp hoặc là người quản lý văn phòng, bạn cần có các quy định rõ ràng về việc sử dụng giấy và vật tư hợp lý.

Bạn cũng nên áp dụng các biện pháp quản lý in ấn. Các dòng máy photocopy hiện đại cho phép người quản lý quản trị được công việc in ấn của các thành viên, vì vậy hãy tạo tài khoản cho mỗi thành viên/nhóm và khoán định mức cho mỗi tài khoản.

Công việc còn lại là theo dõi số lượng bản in của từng tài khoản mỗi tháng, đối chiếu với định mức giấy và đầu việc được giao. Đây được xem là biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nhất, giúp bạn kiểm soát tốt chi phí vật tư hàng tháng.

10. Chú ý chăm sóc và bảo dưỡng máy định kỳ

Máy được vệ sinh và bảo dưỡng tốt, giấy khô ráo và đúng thông số sẽ không kẹt giấy, bản in đẹp, không lem mực hoặc nhòe chữ.

Có chế độ chăm sóc và lịch bảo dưỡng máy in/photocopy định kỳ không chỉ là một trong những biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả mà còn là cách để thiết bị của bạn ổn định và bền bỉ.

Bạn nên vệ sinh máy mỗi ngày. Nếu máy hoạt động nhiều, liên tục thì phải cần quan tâm hơn nữa, chúng có cường độ làm việc cao nên khả năng gặp lỗi hoặc hư hỏng vặt là rất lớn nếu không được chăm sóc và bảo dưỡng kỹ.

 

Trên đây là bài viết của Linh Dương chia sẻ cùng bạn một số biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả.

Linh Dương là công ty chuyên nhập khẩu, mua bán và cho thuê máy photocopy các loại với chất lượng cao tại thành phố hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận với kinh nghiệm gần 20 năm.

Nếu bạn cần mua hoặc thuê máy thì Linh Dương là một thương hiệu uy tín để bạn lựa chọn. Chúng tôi hân hạnh được đồng hành cùng bạn.

Photocopy Linh Dương

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh, TP.HCM

Chi nhánh: 47 Đông Hưng Thuận 10B, phường Đông Hưng Thuận, quận 12, TP.HCM

Điện thoại bàn: 028 62589736 | 028 62589737 | 028 62589738. Fax:

Hotline: 0983114403 | 0938114403

Người liên hệ: Ms Lan