Cách đọc số counter máy photocopy Ricoh

Mỗi dòng máy thường có một quy trình giúp người dùng đọc số counter khác nhau. Bài viết sau đây của Photocopy Linh Dương sẽ hướng dẫn cho bạn cách đọc số counter máy photocopy Ricoh.

Số counter của máy photocopy là gì và ý nghĩa của nó?

Trước khi tìm hiểu cách đọc số counter máy photocopy Ricoh, bạn phải hình dung nó có ý nghĩa gì.

Số counter là những con số đếm thể hiện lượng tác vụ mà bạn đã thực hiện trên máy photocopy để photo, in, hay scan trong một khoảng thời gian tính đến thời điểm kiểm tra.

Chẳng hạn tại thời điểm mua máy photocopy, số counter trên máy là 0. Một tháng sau thấy số tổng counter lên tới 1000, có nghĩa là trong tháng đó bạn đã sử dụng máy photocopy để thực hiện 1000 lượt làm việc bao gồm cả photocopy, in và scan.

Với ý nghĩa trên, khi biết cách đọc số counter máy photocopy Ricoh bạn sẽ được cung cấp những con số cụ thể – những con số biết nói. Chúng cho bạn biết bạn hay nhân viên của bạn đã photo, đã scan hay in bao nhiêu, có phù hợp với công việc được giao và có khớp với lượng giấy đã được cung cấp không? Thông tin này sẽ giúp bạn quản lý một cách hiệu quả chi phí in ấn.

Chi tiết máy đã photocopy bao nhiêu, in bao nhiêu, hay scan bao nhiêu trang cũng được thể hiện rõ ràng mỗi khi bạn thực hiện quy trình đọc số counter. Tuy nhiên đọc trên máy khá khó nhìn vì màn hình cảm ứng không đủ rộng, nhiều khi không thể hiện được trọn vẹn thông tin trên một màn hình. Cách tốt nhất là nên trích xuất file hay in ra, vừa dễ xem hơn vừa lưu lại để đối chứng.

Không thể xem lại số counter ở các lượt làm việc đã qua do mỗi lần giấy được kéo ra khỏi máy photocopy thì bộ đếm counter sẽ nhảy lên thành một số khác. Vì vậy nếu muốn có quy trình giám sát dài hạn, bạn phải định kỳ trích xuất file hoặc in bản giấy ra để lưu lại.

Một điều cần chú ý nữa là số counter trên máy photocopy luôn nhảy từ nhỏ tới lớn và không thể quay chiều ngược lại, trù khi bạn muốn reset nó và trả về giá trị 0.

Quy tắc nhảy số counter của máy photocopy

Khổ giấy (size giấy) được chia thành nhiều loại. Ngành in ấn quy định chung theo thứ tự từ lớn đến bé dần là khổ giấy A0, A1, A2, A3, A4, A5, … . Tuy nhiên các khổ giấy được dùng phổ biến nhất trong công việc văn phòng hoặc dịch vụ là khổ A5, A4 và A3.

Dựa trên quy định này, số counter của máy sẽ nhảy với quy tắc như sau:

• Đối với bản in hoặc photo có khổ giấy A4 và A5, máy sẽ đếm là 1/ 1 mặt (1 trên 1 mặt). Ví dụ bạn photo hay in 1 mặt trên 1 tờ giấy A4 hoặc A5, máy sẽ đếm là 1. Nếu photo hay in 2 mặt trên 1 tờ giấy A4 hoặc A5, máy sẽ đếm là 2.
• Đối với bản in hoặc photo có khổ giấy là A3, máy sẽ đếm là 2/ 1 mặt (2 trên 1 mặt). Photo hay in 1 mặt trên 1 tờ giấy A3, máy sẽ đếm là 2. Nếu bạn photo hay in 2 mặt trên 1 tờ giấy A3, máy sẽ đếm là 4.

Đây là quy tắc được cài đặt mặc định cho mọi dòng máy photocopy.

Bây giờ Linh Dương sẽ hướng dẫn bạn cách đọc số counter máy photocopy Ricoh

Cách đọc có thể khác nhau đôi chút ở những dòng máy khác nhau. Linh Dương sẽ minh họa cách đọc số counter máy photocopy Ricoh thuộc 2 dòng phổ biến nhất hiện nay: Ricoh Aficio MP 2852/ 3352 và Ricoh Aficio MP 4002/ 5002:

Cách đọc số counter máy photocopy Ricoh các đời có đuôi 52 như MP 2852/ 2252

• Bước 1: Bấm chọn nút “User Tools/ Counter” trên bảng điều khiển của máy photocopy

• Bước 2: Trên màn hình “User Tools/ Counter/ Inquiry”, bấm chọn “System Settings”:

• Bước 3: Trên màn hình “System Settings”, bấm chọn “Administrator Tools”:

• Bước 4: Trên menu con “Administrator Tools”, tiếp tục bấm chọn “Display/ Print Counter”:

• Bước 5: Màn hình kế tiếp xuất hiện là thông tin về số counter mà bạn cần:

• Bước 6: Để in kết quả đếm số counter, bạn bấm chọn nút “Print Counter List”; rồi nhấn tiếp phím “Start”  trên bàn phím số.

Cách đọc số counter máy photocopy Ricoh các đời có đuôi 02 như MP 4002/ 5002

• Bước 1: Bấm chọn nút “User Tools/ Counter”

• Bước 2: Trên màn hình “User Tools/ Counter/ Inquiry” vừa xuất hiện, bấm tiếp nút “Counter”:

• Bước 3: Màn hình kế tiếp xuất hiện là thông tin về số counter mà bạn cần biết:

• Bước 4: Để in kết quả đếm số counter, bạn bấm chọn nút “Print Counter List”; rồi nhấn tiếp phím “Start”  trên bàn phím số máy photocopy:

Cách đọc số counter máy photocopy Ricoh các dòng khác cũng tương tự hai dòng trên, bạn sẽ dễ dàng tự tìm hiểu và thực hành.

Ý nghĩa các trị số ở bảng kết quả đếm số counter

• Color Copies: Số bản photocopy màu;
• Color Prints: Số bản in màu;
• Color Total: Tổng số bản in, photo và scan màu.
• B&W Copies: Số bản photocopy đen trắng;
• B&W Prints: Số bản in đen trắng;
• B&W Total: Tổng số bản in, photo và scan đen trắng.

Ở một số dòng máy photocopy hiện đại có chức năng quản lý người dùng thì sẽ xuất hiện thêm các thông số sau trong bảng kết quả đếm số counter:

• Department Counter: Số lượng bản in của từng người.
• Department Management: Số lượng bản in của từng bộ phận.
• Pixel Counter: Phần trăm màu hoặc mực đã sử dụng cho các bản in.

Thiết đặt lại bộ đếm counter

Bên cạnh việc biết cách đọc số counter máy photocopy Ricoh, bạn còn phải reset lại bộ đếm này khi cần thiết.

Bạn có thể thắc mắc, tôi cần gì phải biết cách reset lại nó?

Câu trả lời là, sẽ phải thiết đặt lại counter khi bạn muốn thay đổi hạn mức in ấn cho toàn bộ hoặc một vài nhân viên trong văn phòng do nhu cầu công việc thay đổi. Hay qua một thời gian sử dụng, số counter trở nên quá lớn và khó nhớ. Hoặc đơn giản hơn là bạn muốn reset bộ counter trong trường hợp mua máy photocopy đã qua sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập với quyền asministrator từ bảng điều khiển và thực hiện lần lượt các thao tác:

• Bấm chọn [System Settings],
• Bấm chọn [Administrator Tools],
• Bấm chọn [Display / Clear / Print Counter per User],
• Bấm chọn [Print Volume Use]. 

Bạn sẽ thấy một danh sách các counter cho mỗi nhân viên được hiển thị.

Bước 2: Để đặt lại counter cho toàn bộ user, bấm [Clear] trong ”All Users“.

Để đặt lại counter cho một nhân viên nào đó, hãy chọn counter của người đó và nhấn [Clear] trong “Per User“.

Bước 3: Tiếp tục bấm chọn [Print Volume Use], rồi nhấn [OK].

Bước 4: Đăng xuất và khởi động lại máy.

Sau khi reset lại, số counter trên máy photocopy của bạn hoặc tài khoản của nhân viên đó sẽ trả về giá trị 0.

 

Trên đây là Photocopy Linh Dương với bài viết về cách đọc số counter máy photocopy Ricoh, áp dụng cho các mẫu máy thông dụng hiện nay.

Photocopy Linh Dương là công ty chuyên nhập khẩu, mua bán và cho thuê máy photocopy tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận với gần 20 năm kinh nghiệm, chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn.

 

Photocopy Linh Dương

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, P. 13, Q. Bình Thạnh, TP. HCM

Chi nhánh: 47 Đông Hưng Thuận 10B, P. Đông Hưng Thuận, Q. 12, TP. HCM

Điện thoại bàn: 028 62589736 | 028 62589737 | 028 62589738. Fax:

Hotline: 0983114403 | 0938114403

Người liên hệ: Ms Lan