4 lý do vì sao nên chọn thuê máy photocopy

Hiện nay xu hướng chung của nhiều văn phòng công sở, doanh nghiệp là không mua mà thuê máy photocopy để photo, in ấn các loại văn bản – tài liệu. Bài viết chia sẻ với bạn lý do vì sao phương án này được quan tâm như vậy.

Vì sao nên chọn thuê máy photocopy thay vì mua?

Việc tìm hiểu đặc trưng của từng phương án sẽ dẫn đến câu trả lời:

Phương án 1 – Mua máy

Chi phí mua

Giá máy có thể rất khác nhau tùy loại:

  • Máy phân khúc thấp có thể in khoảng 20 bản/phút và khoảng 10.000 bản sao/tháng, giá dao động từ 10-30 triệu.
  • Máy tầm trung với tốc độ xử lý 40 bản/phút thì có thể đến khoảng 60 triệu.
  • Những dòng máy cao cấp có thể xử lý đến 80 bản/phút hoặc hơn nữa sẽ có giá cả trăm triệu. Dòng này chỉ thích hợp với yêu cầu in số lượng nhiều và liên tục.

Ưu điểm

  • Là chủ sở hữu máy nên có thể làm bất kỳ việc gì, khi nào và bao lâu là tùy bạn. Bạn không bị ai hỏi dùng nó làm gì, trong bao lâu… .  
  • Nếu bạn làm doanh nghiệp thì toàn bộ chi phí mua thiết bị mới sẽ được khấu trừ thuế. Còn hợp đồng thuê máy chỉ có thể khấu trừ số tiền trả hàng tháng thôi.

Hạn chế

  • Phải bỏ ra một khoản tiền đầu tư lớn: Giá máy photocopy đa năng, công suất cao là không hề rẻ, dao động từ vài chục đến một vài trăm triệu đồng.
  • Máy sẽ hao hụt giá trị, trở nên lỗi thời sau một thời gian, và hoàn toàn không thể nâng cấp.
  • Phải chủ động lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, hoặc phải hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ nào đó. Ngoài ra sau khoảng thời gian  2 – 3 năm đầu sử dụng, các linh kiện trong máy bắt đầu lão hóa, hao mòn và phát sinh lỗi. Bạn không chỉ mất thời gian đợi sửa máy mà còn tốn phí sửa chữa, thậm chí phải đầu tư máy mới.
  • Khi cần sự hỗ trợ kỹ thuật bạn phải nhờ đến dịch vụ, và thời gian “chết” nhiều hay ít là phụ thuộc hoàn toàn vào họ.

Phương án 2 – Thuê máy

Chi phí thuê

Tùy thuộc loại máy và nội dung chi tiết của gói thuê mà giá thuê có thể ở mức từ vài trăm ngàn cho đến vài triệu đồng/tháng.

Nếu chọn gói thuê máy với hợp đồng thời gian dài, giá thuê sẽ tốt hơn.

Ưu điểm

+ Chi phí được chia nhỏ thành từng tháng trong suốt thời gian dùng máy nên số tiền phải trả hàng tháng là nhỏ. Đây là lý do chủ yếu vì sao nên chọn thuê máy photocopy. Dịch vụ cho thuê máy đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Tổng phí thuê máy bao gồm phí định kỳ, phí vật tư (giấy, mực), phí bảo trì, sửa chữa… hoàn toàn có thể dự toán. Điều này rất có ý nghĩa cho hạch toán ngân sách và giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chi tiêu.

+ Được bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và cung cấp vật tư kịp thời.

Linh kiện trong máy theo thời gian sử dụng sẽ lão hóa, hao mòn và làm máy phát sinh lỗi. Nếu là máy sở hữu, bạn vừa mất thời gian đợi sửa máy vừa tốn phí sửa chữa. Trong khi đó, máy thuê được nhà cung cấp dịch vụ bảo dưỡng định kỳ nên hạn chế tối đa sự cố.

Và với những hỏng hóc khách quan, hợp đồng thuê máy cho phép bạn yêu cầu phía dịch vụ sửa ngay và thay thế linh kiện cần thiết. Thậm chí đổi máy khác khi nó hoạt động không còn hiệu quả nữa mà không phải tốn thêm chi phí.

Điều quan trọng nhất là bạn làm chủ được tiến độ công việc của mình – một lý do nữa, vì sao nên chọn thuê máy photocopy!

+ Được thay đổi – nâng cấp máy phù hợp với nhu cầu thực tế:

Bạn sẽ được dùng những đời máy cao nhất – đây là lý do hết sức thuyết phục vì sao nên chọn thuê máy photocopy thay vì mua.

Như mọi thiết bị điện tử, máy photocopy đáp ứng được nhu cầu của bạn trong một thời gian rồi cũng sẽ trở nên lỗi thời. Trong khi nhu cầu in ấn của bạn cũng sẽ thay đổi, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy đổi máy khác có đời cao hoặc thấp hơn cho phù hợp với tình hình thực tế.

+ Được hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng kịp thời:

Nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời từ nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy sẽ  giảm thiểu thời gian chờ đợi do lỗi máy. Đây chính là uy tín của bạn đối với đối tác khi bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn.

Đây là lý do chính vì sao nên chọn thuê máy photocopy: Tránh lãng phí thời gian, có thể ảnh hưởng đến hợp đồng với đối tác.

Hạn chế

  • Chi phí dài hạn đáng kể: Không nên thuê máy photocopy trong một thời gian quá dài, chẳng hạn 5 năm. Tiền thuê có thể đã đủ để bạn mua một chiếc máy.
  • Sự ràng buộc: Sẽ có hợp đồng thuê với một số điều khoản ràng buộc, có thể buộc bạn dùng máy không tự do như ý muốn.
Vì sao nên chọn thuê máy photocopy
4 lý do vì sao nên chọn thuê máy photocopy

Với những ưu điểm nêu trên, chúng ta dễ dàng hiểu tại sao nhiều văn phòng công sở, doanh nghiệp không mua mà thuê máy photocopy cho công việc của họ.

Cần lưu ý khi thuê máy photocopy

1. Nên chọn thuê máy phù hợp với nhu cầu công việc

Cấu hình và công suất của máy được xác định từ nhu cầu. Bạn không nên chọn thuê máy photocopy có cấu hình và/hoặc công suất thừa thải, việc này sẽ gây lãng phí không cần thiết. Các nhà cung cấp dịch vụ cũng có nhiều gói thuê với nội dung chi tiết khác nhau, bạn nên chọn gói phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

2. Nên hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy có uy tín

Nhà cung cấp dịch vụ thuê máy có uy tín sẽ tư vấn cho bạn thuê được máy đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng với một mức giá tốt nhất. Họ không chỉ giúp bạn yên tâm về chất lượng máy mà bạn còn được phục vụ đầy đủ các dịch vụ bổ sung. Đây là lý do vì sao nên chọn thuê máy photocopy ở một dịch vụ cho thuê có uy tín.

Có thể tham khảo một số đời máy sau:

1. Ricoh Aficio MP C305SP

Vì sao nên chọn thuê máy photocopy
Ricoh Aficio MP C305SP
Dù có kiểu dáng nhỏ gọn để đặt trên bàn làm việc, C305SP vẫn được trang bị chức năng Duplex và ARDF.

Chức năng: Copy màu, in màu, scan màu mạng.

Độ phân giải copy: 600 × 600 dpi.

Độ phân giải in: 1200 × 1200 dpi.

Độ phân giải scan: 1200 × 1200 dpi.

Copy/in liên tục: 99 tờ.

HDD: 120Gb.

Khổ giấy: B5 – A4.

Tốc độ copy/in: 30 bản/phút.

Khay giấy: 250 tờ.

Thu nhỏ/phóng to: 25% – 400%.

Trọng lượng: 43Kg.

2. Ricoh Aficio MP C5503

Vì sao nên chọn thuê máy photocopy
Ricoh Aficio MP C5503 – Máy photocopy đa chức năng hoàn hảo cho văn phòng công ty, doanh nghiệp

Chức năng: Copy màu, in màu, scan màu mạng.

Tích hợp Duplex và ARDF.

Khổ giấy tối đa: A3.

Tốc độ photo/in: 55 bản/phút.

Khay giấy vào: 2 x 550 tờ.

Khay giấy tay: 100 tờ.

Tự động chọn khổ giấy.

Thu nhỏ/phóng to: 25% – 400%.

Copy/in liên tục: 999 tờ.

Độ phân giải: 600 dpi.

RAM: 2 Gb; HDD: 250 Gb.

 

Photocopy Linh Dương vừa chia sẻ với bạn 4 lý do vì sao nên chọn thuê máy photocopy thay vì mua và sở hữu chúng. Phương án này hiện nay đang được các doanh nghiệp quan tâm vì tính hiệu quả về mặt kinh tế của nó. Chúc bạn chọn thuê được máy photocopy như ý.

Linh Dương là công ty chuyên nhập khẩu, mua bán, cho thuê máy photocopy tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận. Chúng tôi rất hân hạnh phục vụ mọi nhu cầu về máy photocopy của bạn.

Photocopy Linh Dương

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh, TP.HCM

Chi nhánh: 47 Đông Hưng Thuận 10B, phường Đông Hưng Thuận, quận 12, TP.HCM

Điện thoại bàn: 028 62589736 | 028 62589737 | 028 62589738. Fax:

Hotline: 0983114403 | 0938114403

Người liên hệ: Ms Lan

Rate this post

Trả lời