4 lý do vì sao nên chọn thuê máy photocopy

Chi phí mua

Giá máy có thể rất khác nhau tùy loại:

• Máy phân khúc thấp có thể in khoảng 20 bản/phút và khoảng 10.000 bản sao/tháng, giá dao động từ 10-30 triệu.
• Máy tầm trung với tốc độ xử lý 40 bản/phút thì có thể đến khoảng 60 triệu.
• Những dòng máy cao cấp có thể xử lý đến 80 bản/phút hoặc hơn nữa sẽ có giá cả trăm triệu. Dòng này chỉ thích hợp với yêu cầu in số lượng nhiều và liên tục.

Ưu điểm

• Là chủ sở hữu máy nên có thể làm bất kỳ việc gì, khi nào và bao lâu là tùy bạn. Bạn không bị ai hỏi dùng nó làm gì, trong bao lâu… .  
• Nếu bạn làm doanh nghiệp thì toàn bộ chi phí mua thiết bị mới sẽ được khấu trừ thuế. Còn hợp đồng thuê máy chỉ có thể khấu trừ số tiền trả hàng tháng thôi.

Hạn chế

• Phải bỏ ra một khoản tiền đầu tư lớn: Giá máy photocopy đa năng, công suất cao là không hề rẻ, dao động từ vài chục đến một vài trăm triệu đồng.
• Máy sẽ hao hụt giá trị, trở nên lỗi thời sau một thời gian, và hoàn toàn không thể nâng cấp.
• Phải chủ động lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, hoặc phải hợp đồng với một nhà cung cấp dịch vụ nào đó. Ngoài ra sau khoảng thời gian  2 – 3 năm đầu sử dụng, các linh kiện trong máy bắt đầu lão hóa, hao mòn và phát sinh lỗi. Bạn không chỉ mất thời gian đợi sửa máy mà còn tốn phí sửa chữa, thậm chí phải đầu tư máy mới.
• Khi cần sự hỗ trợ kỹ thuật bạn phải nhờ đến dịch vụ, và thời gian “chết” nhiều hay ít là phụ thuộc hoàn toàn vào họ.

Chi phí thuê

Nếu chọn gói thuê máy với hợp đồng thời gian dài, giá thuê sẽ tốt hơn.

Ưu điểm

Tổng phí thuê máy bao gồm phí định kỳ, phí vật tư (giấy, mực), phí bảo trì, sửa chữa… hoàn toàn có thể dự toán. Điều này rất có ý nghĩa cho hạch toán ngân sách và giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chi tiêu.

Linh kiện trong máy theo thời gian sử dụng sẽ lão hóa, hao mòn và làm máy phát sinh lỗi. Nếu là máy sở hữu, bạn vừa mất thời gian đợi sửa máy vừa tốn phí sửa chữa. Trong khi đó, máy thuê được nhà cung cấp dịch vụ bảo dưỡng định kỳ nên hạn chế tối đa sự cố.

Và với những hỏng hóc khách quan, hợp đồng thuê máy cho phép bạn yêu cầu phía dịch vụ sửa ngay và thay thế linh kiện cần thiết. Thậm chí đổi máy khác khi nó hoạt động không còn hiệu quả nữa mà không phải tốn thêm chi phí.

Điều quan trọng nhất là bạn làm chủ được tiến độ công việc của mình – một lý do nữa, vì sao nên chọn thuê máy photocopy!

Bạn sẽ được dùng những đời máy cao nhất – đây là lý do hết sức thuyết phục vì sao nên chọn thuê máy photocopy thay vì mua.

Như mọi thiết bị điện tử, máy photocopy đáp ứng được nhu cầu của bạn trong một thời gian rồi cũng sẽ trở nên lỗi thời. Trong khi nhu cầu in ấn của bạn cũng sẽ thay đổi, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy đổi máy khác có đời cao hoặc thấp hơn cho phù hợp với tình hình thực tế.

Nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời từ nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy sẽ  giảm thiểu thời gian chờ đợi do lỗi máy. Đây chính là uy tín của bạn đối với đối tác khi bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn.

Đây là lý do chính vì sao nên chọn thuê máy photocopy: Tránh lãng phí thời gian, có thể ảnh hưởng đến hợp đồng với đối tác.

Hạn chế

• Chi phí dài hạn đáng kể: Không nên thuê máy photocopy trong một thời gian quá dài, chẳng hạn 5 năm. Tiền thuê có thể đã đủ để bạn mua một chiếc máy.
• Sự ràng buộc: Sẽ có hợp đồng thuê với một số điều khoản ràng buộc, có thể buộc bạn dùng máy không tự do như ý muốn.