Cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba chi tiết

Với một máy photocopy Toshiba đa chức năng mọi công việc văn phòng đều có thể xử lý được; kể từ việc photo, in ấn văn bản cho đến scan, lưu trữ và trao đổi file scan. Vì vậy nhân viên văn phòng phải biết scan và cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba.

File scan là gì, tại sao phải biết cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba?

File Scan là gì?

File scan là tệp (file) chứa dữ liệu, thông tin hay hình ảnh thu được từ các bước quét (scan) văn bản – tài liệu trên giấy bằng máy photocopy, máy scan chuyên dụng hay một số thiết bị di động có hỗ trợ chức năng này. Một cách ngắn gọn, scan tài liệu có nghĩa là bạn số hóa tài liệu của mình.

File scan thường có định dạng PDF, JPG/JPEG, PNG hoặc TIF/TIFF tùy loại tài liệu và thiết đặt của người dùng.

Ưu điểm của việc sử dụng file scan?

• Tài liệu dưới dạng file scan được cất giữ dễ dàng trên nhiều nền tảng hay thiết bị lưu trữ khác nhau

Các tài liệu quan trọng như hợp đồng, giấy tờ, cam kết hay văn bản có giá trị của doanh nghiệp thay vì phải bảo quản bản gốc (dưới dạng văn bản giấy) ở tủ, kho… nếu scan và lưu trữ file ở thiết bị lưu trữ thích hợp sẽ giúp bảo quản gọn gàng, an toàn hơn và đặc biệt là quản lý một cách hiệu quả hơn.

Các file scan lưu trữ có thể bị thất lạc hay lỡ xóa thì vẫn có khả năng tìm lại bằng một số thủ thuật công nghệ. Nhưng với các tài liệu trên giấy nếu mất thì rất khó để tìm lại, trừ trường hợp văn bản được photo nhiều bộ cho nhiều bộ phận liên quan lưu trữ.

• Lưu trữ dữ liệu dưới dạng file sẽ bảo mật thông tin tốt hơn

Tình trạng rò rỉ, mất mát thông tin rất dễ xảy ra trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin. Vì vậy vấn đề bảo mật thông tin luôn được quan tâm hàng đầu ở bất kỳ công ty, doanh nghiệp, cơ quan nào.

Khi scan tài liệu, bạn không chỉ đơn thuần là chuyển tài liệu sang dạng số. Bạn có thể cài đặt mã truy cập cho người dùng ở thiết bị lưu trữ thông tin, nếu là thông tin quan trọng thì còn có thể mã hóa file và lưu file cùng chữ ký số. Nghĩa là không phải ai cũng có thể truy cập vào nơi lưu trữ và copy hoặc mở xem được tài liệu này, tài liệu số an toàn và được bảo mật tốt hơn rất nhiều so với văn bản giấy.

• Tài liệu dạng file sẽ được tìm kiếm và chia sẻ nhanh chóng

Tài liệu giấy ở mỗi công ty hay cơ quan sẽ tăng nhanh qua từng năm. Vô cùng bất tiện nếu bạn muốn tìm lại một văn bản giấy nào đó trước đây được lưu trữ theo cách truyền thống trong một ngăn tủ nào đó ở kho.

Ngược lại các file scan sẽ được phân loại và lưu trữ thành thư mục (folder) trên máy tính. Các văn bản số này không những chiếm ít dung lượng lưu trữ mà còn rất dễ tìm kiếm khi cần bằng các ứng dụng quản lý file. Việc chia sẻ chúng hoặc gởi đi cũng rất thuận tiện, bạn dễ dàng đính kèm file vào email, tin nhắn hoặc chia sẻ link lưu trữ trực tuyến đến một hoặc nhiều người cùng lúc.

Tại sao phải biết cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba?

Sau khi quét văn bản, bạn có bản sao chính xác của nó dưới dạng file scan nhưng file này lại được để ở ổ đĩa của thiết bị quét (máy photocopy, máy scan hay điện thoại di động).

Bạn phải biết cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba, điện thoại hay máy scan để gởi chúng đến thiết bị lưu trữ khác trên các nền tảng số như máy tính, thiết bị di động, đám mây… . Sau đó nếu cần thiết, bạn có thể xóa chúng ở thiết bị scan để bảo mật và giải phóng bộ nhớ cho thiết bị.

Thủ thuật scan và cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba

Mỗi dòng máy photocopy thường có quy trình sử dụng chức năng scan và lấy file khác nhau. Dưới đây là cách scan và cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba đơn giản nhưng chi tiết nhất:

Sử dụng chức năng scan bằng máy photocopy Toshiba

• Bước 1: Khởi động máy và đặt văn bản cần scan vào khay DF của máy (hoặc đặt trực tiếp lên mặt kính nếu bản gốc chỉ có 1 trang);
• Bước 2: Bấm chọn chức năng “Scanner” ở màn hình điều khiển;
• Bước 3: Bấm lần lượt các nút lệnh “Store File” rồi “Store Only” để yêu cầu máy chỉ quét và lưu bản gốc đang được đặt ở khay hoặc trên mặt kính;
• Bước 4: Đặt tên file và tùy chỉnh cài đặt scan:

• Bấm chọn “File” rồi chọn ô “File Name” để đặt tên cho file,
• Bấm chọn “File Format” để thiết đặt định dạng file muốn lưu, bấm “OK” để lưu cài đặt.
• Bấm “Scan Setting” để tùy chỉnh chế độ scan: “Single”: Scan 1 mặt; “Tablet”: Scan 2 mặt; “Text/Photo”: Scan toàn bộ thông tin (cả chữ lẫn ảnh); “Text”: Chỉ scan phần chữ… ;

• Bước 5: Bấm “Enter” để xác nhận và lưu cài đặt rồi bấm “Start” để bắt đầu scan. Sau khi máy quét xong, bấm “Job Finish” để kết thúc.

Cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba

Để lấy được file scan, từ máy tính phải truy cập được vào thư mục máy photocopy thông qua IP. Sau đây là cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba sang máy tính để lưu trữ:

Bước 1: Lấy địa chỉ IP của máy photocopy

• Bấm phím “USER FUNCTIONS” trên bàn phím máy phococopy:

• Bấm chọn menu “ADMIN” ở màn hình Functions vừa xuất hiện để vào chức năng quản trị:

• Nhập mật khẩu (mặc định thường là 1-6) để đăng nhập quyền quản trị đầy đủ:

• Bấm chọn “NETWORK” sau khi đăng nhập được vào màn hình quản trị đầy đủ:

• Bấm tiếp nút “IPv4”:

• Ghi nhớ địa chỉ IP của máy photocopy (là dãy số phía dưới dòng IP ADDRESS) để nhập vào máy tính:

Bước 2: Lấy file scan về máy tính

• Mở File Explore ở máy tính (click vào icon hoặc sử dụng tổ hợp phím Windows + E),
• Nhập IP của máy photocopy vào thanh công cụ “Quick access” và bấm enter:

• Bạn sẽ thấy thư mục “file_share”, đây là thư mục chứa file scan được mặc định bởi nhà sản xuất máy photocopy Toshiba:

Mở thư mục này để copy (hoặc cut) các file scan và lưu trữ vào thư mục bạn chọn trên máy tính.

Photocopy Linh Dương vừa chia sẻ với bạn bài viết về cách lấy file scan từ máy photocopy Toshiba chi tiết. Bạn phải lấy file scan để gởi chúng đến thiết bị lưu trữ khác. Sau đó nếu cần thiết, bạn có thể xóa chúng ở thiết bị scan để bảo mật và giải phóng bộ nhớ cho thiết bị.

Linh Dương là công ty chuyên nhập khẩu, mua bán, cho thuê máy photocopy tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận. Chúng tôi rất hân hạnh phục vụ mọi nhu cầu về máy photocopy của bạn.

Photocopy Linh Dương

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh, TP.HCM

Chi nhánh: 47 Đông Hưng Thuận 10B, phường Đông Hưng Thuận, quận 12, TP.HCM

Điện thoại bàn: 028 62589736 | 028 62589737 | 028 62589738. Fax:

Hotline: 0983114403 | 0938114403

Người liên hệ: Ms Lan